個人携帯の業務利用はNG？

仕事の業種や会社の規模によっては、個人の携帯電話を業務に利用することは望ましくありません。ただ、会社が全社員に社用携帯を支給できず、営業職など必要な社員にだけ社用携帯を配布し、残りは個人の携帯電話を仕事に使ってもらっている場合もあります。この場合も、個人用のスマートフォンを業務に利用することについては、社員側・会社側の双方にとってトラブルのリスクがあることを忘れてはいけません。

個人携帯で急場しのぎをしている企業は早急に対策が必要

最近は働き方改革を推進している企業が増えており、テレワークや在宅勤務も一般的になってきています。これまで内勤ばかりだった社員も、働き方の変化に合わせてオフィスの外でパソコンやスマートフォンを使わなければなりません。

そうなると社用携帯を配布していなかった社員も、スマートフォンを業務に使うことが欠かせなくなります。会社が社用携帯を社員全員に配ると経費がかさんでしまうため、急場しのぎで社員に個人携帯の経費を一部補助する形で、個人携帯を業務に使ってもらわざるを得ないケースは珍しくありません。

ただ、個人携帯を業務に利用する場合は、さまざまなトラブルに気を配ることが必要です。企業は個人携帯を安全に活用するためのルールや仕組みを構築するか、なるべく個人携帯を使わなくても済むように、代替のデバイスを配布するなどの選択肢を考慮する必要があります。セキュリティ強化が社会的な義務となる中で、無防備なままで個人携帯を業務に使用しなくて済むように、早急な対応策が求められています。

個人携帯の業務使用でプライベートが制約される

個人の携帯電話を業務に利用する場合、社員にとってはプライベートの時間でも仕事から解放されることがなく、大きなストレスを感じてしまいます。休暇中や業務時間外などにも仕事の電話やメールが容赦なく入ってくるからです。また、個人のスマートフォンを業務に使う場合、プライベートで使いたいアプリをインストールできないケースもあります。個人向けのアプリから情報が漏洩してしまうリスクがあるため、会社が禁止せざるを得ないからです。自分のスマホなのにプライベートの時間でも自由に楽しめないとなると、社員の不満が高まります。

さらに、個人用の携帯電話の場合は、通話やデータ通信にかかった費用を精算しなければなりません。かけ放題、繋ぎ放題にして、会社が全て負担する場合は良いですが、それでは会社のコスト負担が大きくなるので、会社側が一部、手当の形で支給し、残りは社員が支払うケースが一般的です。その場合でも故障した端末の修理費用の負担など、ビジネスとプライベートを切り分けることが難しいケースもあります。

会社側にとっては個人携帯利用時のセキュリティに不安

一方会社側にとっても、個人携帯を業務に利用してもらう場合、セキュリティ管理が行き届かないなどの問題点があります。例えば、個人携帯がウイルスに感染した場合や、外出先でスマホを紛失した場合には社内の機密情報が漏洩してしまうリスクが高まります。

会社提供の端末であれば、トラブルがあった際にデータを一括消去するなどの対策を取ることも可能です。しかし個人のスマートフォンを業務利用している場合は、同様の対策を取るにはハードルが高いと言えます。

個人携帯を業務で使用する場合、重要な業務データを保存するとき、会社側で個人携帯のバックアップを定期的に確認することが必要ですが、その対応を徹底させるのは簡単ではありません。また、個人携帯の規格によっては機能もバラバラである上、個人がスマホを買い替えたり、通信会社を乗り換えるケースもあります。

営業など外回りの社員の勤怠管理を個人のスマートフォンに頼るのも危うい方法であると言えます。プライベートと業務とのどちらで使用しているのかの区別が難しくなり、労働時間やその分の賃金の発生について正しく算出できなくなるリスクもあります。

個人携帯の業務利用によって起こるトラブルを防ぐ

このように、個人携帯電話を業務に利用することによって起こるトラブルを防ぐためには、個人のスマホやタブレットなどのデバイスに専用アプリをインストールして業務で利用する際、セキュリティの強化や使用するアプリを厳選するといった工夫が必要になります。さらに、従業員が適切に利用するためのルールを作り、社内教育を徹底させることも重要です。

最近は携帯電話を通話や電子メールなどのコミュニケーションツールとして使うだけではなく、セキュリティ用の端末として使う場合もあります。MicrosoftやGoogle、Salesforceなどビジネスツールを業務で使用する場合、多要素認証が必須条件となり、ワンタイムパスワードを受け取る端末としてスマホが使われます。ただ、この場合もスマホの代替として、ワンタムパスワードを生成するトークン認証専用デバイスを配布する方法があります。

■スマホアプリに代わるOTPトークン認証専用デバイス

＊「Google」「Google Authenticator」は Google LLCの登録商標または商標です。
＊＊「Microsoft」「Microsoft Authenticator」「Microsoft Azure」はMicrosoft Corporationの米国およびその他の国における登録商標または商標です。
＊＊＊「Salesforce」「Salesforce Authenticator」はsalesforce.com,Inc.の登録商標または商標です。
＊＊＊＊QRコードは(株)デンソーウェーブの登録商標です。
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