オフィスセキュリティ対策

オフィスセキュリティ対策の基本と進め方

オフィスの入口を施錠していても、来客が許可なく執務室に入れてしまう、重要書類を机に残す、退職者のアカウントが使えるといった状態では、人や情報を十分に守れません。対策は、守る対象と現在の管理状況を確認し、被害の大きさや起こりやすさに応じて優先順位を付けることから始めます。

本記事では、総務・施設管理・情報システムの担当者に向けて、オフィスセキュリティの考え方と具体策を解説します。入退室管理の選び方から、来客対応や権限の見直しまで、自社に必要な対策を進める手順を整理します。

オフィスセキュリティの基本

オフィスセキュリティとは、職場で働く人や、機器・書類・データなどの資産を守るための対策です。建物への立ち入りを管理するだけでなく、入室後の情報の取扱いや、業務システムへのアクセスまで含めて考えます。

例えば、入退室管理で執務室への立ち入りを制限しても、書類の持ち出しや共有フォルダーの公開範囲までは管理できません。場所・物・システムに応じた対策を選び、担当者と利用ルールを決めることで、管理の抜けを減らしていきます。

オフィスセキュリティの優先順位

対策を選ぶ前に、自社のどこに、どのような不備があるかを確認します。建物全体の警備と自社の執務エリアの管理を分け、総務と情報システム部門で現状を共有しましょう。

守る資産と出入りを把握する

まず、顧客情報、契約書、従業員情報、業務用端末など、保護する対象と保管場所を洗い出します。あわせて、受付から会議室への来客動線、配送業者の受渡場所、清掃などの委託先が立ち入る範囲を図面上で確認します。

確認の単位は「機器があるか」だけではなく、「誰が何に触れられるか」です。例えば、会議室へ向かう途中で書類棚の前を通る配置なら、棚の施錠や動線の変更を検討します。実際の利用状況と社内ルールが一致しているかも、現場で確かめてください。

エリアごとの入室権限を決める

次に、場所ごとに入室できる人を決めます。受付や会議室は来客を案内する場所、執務室は従業員が使う場所、重要書類の保管室は業務上必要な人に限定する場所、というように区分すると整理しやすくなります。これは設計例であり、区分数はオフィスの構造や用途に合わせます。

来客が従業員と同じ範囲に入れる必要はありません。受付から会議室までの案内方法を決め、制限区域との境界には扉や間仕切りなどを検討します。個人データを扱う区域では、権限のない人が情報を見られない座席配置や、のぞき込み防止にも配慮が必要です。

【参考】個人情報保護委員会「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（通則編）」10-5 物理的安全管理措置

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影響と管理の穴で優先度を決める

優先順位は、事故が起きた場合の影響、起こりやすさ、現在の対策状況から判断します。重要情報を扱う場所へ誰でも入れる、退職者の権限が残っているなど、被害につながる経路が具体的に見える不備から是正しましょう。

IPAのガイドラインでも、情報資産の重要度と被害発生可能性を踏まえて対策を検討しています。自社で整理するときは、対象の資産・想定される事故・既存対策・不足する対応を書き出し、担当者と期限を割り当てると実行につなげやすくなります。

【参考】独立行政法人情報処理推進機構（IPA）「中小企業の情報セキュリティ対策ガイドライン 第4.0版」リスク分析による対策の検討

オフィスセキュリティの対策選び

優先する課題が決まったら、管理対象に合う手段を選びます。入退室、書類や端末、システムへのアクセスは、それぞれ必要な対策が異なるため、役割を分けて整えます。

入退室管理（物理セキュリティ）

入退室管理では、入る人を確認する方法と、入室を許可する範囲を組み合わせます。鍵や暗証番号を使う場合は、誰に渡したか、誰と共有したか、利用不要になったときにどう回収・変更するかを決めておきます。

個人単位の利用を管理したい場合は、ICカードや生体認証などを検討します。カードの発行・回収を続けられるか、顔や手のひらの認証を使う場合に登録やデータ管理をどう行うかなど、日常の運用条件を比較してください。生体認証を選ぶだけで、後ろに続いて入る「共連れ」まで防げるとは考えず、来客の案内や扉の運用も見直します。

機器の選定時には、既存の扉・電気錠との適合、必要な認証方式、入退室履歴の確認方法を確かめます。防犯カメラは状況の確認・記録に用いるもので、扉の施錠による立入制限とは役割が異なります。記録した映像や履歴を誰が確認するかまで決めましょう。

書類と端末の管理（資産・物セキュリティ）

執務室への立ち入りを制限していても、機密書類や業務用端末を放置しない運用が必要です。重要書類は施錠できる保管場所へ戻し、離席時には画面をロックするなど、作業の区切りで行う動作を具体的に定めます。

社外へ持ち出す書類や端末については、対象と持出者を把握できるようにし、紛失時の連絡先も共有します。不要になった書類・記録媒体は、復元できない方法で廃棄してください。保管、持ち出し、廃棄までを一続きで管理することが大切です。

【参考】独立行政法人情報処理推進機構（IPA）「5分でできる！情報セキュリティ自社診断」項目12〜17

システムへのアクセス管理（ITセキュリティ）

業務システムや共有フォルダーは、業務上必要な人だけが利用できる権限にします。アカウントは利用者ごとに管理し、部門全体で同じIDを使う運用を見直しましょう。特に重要なシステムでは、利用可能な多要素認証などを使ってログイン時の確認を強化します。

パソコンやソフトウェアの更新も基本対策です。入退室を厳しくしても、ネットワーク経由の不正アクセスへの備えにはならないため、物理面の対策と並行して進めます。権限や更新を情報システム部門の担当業務として明確にし、利用者の自己判断だけに任せない体制を整えてください。

【参考】独立行政法人情報処理推進機構（IPA）「5分でできる！情報セキュリティ自社診断」項目1・3・4

オフィスセキュリティの導入手順

選んだ対策は、機器を設置した時点で完了するものではありません。担当者の役割を決め、例外的な場面を試し、導入後に記録を確認するところまで計画します。

管理担当と運用条件を決める

総務は入室できる人や来客の扱い、情報システム部門はシステム権限や端末管理など、担当範囲と連絡方法を決めます。入退室管理の導入では、対象扉・利用人数・利用時間・既存設備を整理し、設置や連携の可否を提供会社と確認してください。

顔画像や入退室履歴など、個人を識別できる情報を扱う場合は、利用目的、閲覧できる担当者、保存・削除の方針も定めます。従業員には利用方法と情報の取扱いを説明し、来客対応や紛失時の報告先も周知しましょう。運用ルールには、平常時の操作だけでなく、問題が起きた際の判断者を含めます。

【参考】個人情報保護委員会「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（通則編）」3-1・3-3・10-3〜10-6

一部の区画で運用を確かめる

入退室管理を導入する場合は、可能な範囲で対象区画を絞り、実際の利用者と設置環境で運用を確かめます。通常の入室ができるかに加え、来客や認証できない人をどう案内するかを確認します。

登録済みの利用者は、認証と入室権限を確認してから入室する流れを試します。来客や未登録者は、受付で訪問先を確認し、担当者が案内します。認証できない利用者は、管理者が本人と権限を確認したうえで、定めた代替手順へ切り替えます。

本人や権限を確認できない場合は、入室を認めず、確認が取れるまで待機してもらいます。機器・通信の障害時の連絡先と設備の仕様に沿った対応も定め、代替手順でも入室記録を残してください。利用に支障があるときは、扉の開け放しで済ませず、登録・設置・運用のどこに原因があるかを確認します。

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記録と権限を定期的に見直す

異動・退職・委託契約の終了時には、入室権限とシステム権限を変更する手順を実行します。定期点検では、実際の利用者と登録情報を照合し、不要な権限や回収されていないカードなどが残っていないか確認してください。

運用の効果は、残存権限の件数、カード紛失への対応、認証できず管理者が対応した記録などから確かめます。自社で同じ条件の記録を継続して取り、負担が残る場面を改善しましょう。機器の導入だけで事故や管理作業がなくなると期待せず、担当者による点検を続けることが必要です。

オフィスセキュリティのまとめ

オフィスセキュリティは、自社で守る対象と管理の不備を把握し、優先順位を決めることから始まります。入退室、書類や端末、システムへのアクセスをそれぞれ管理し、対策の抜けを減らしましょう。

導入する仕組みは、現場で運用できるかまで確認して選びます。来客や認証不可への対応、異動・退職時の権限変更、記録の点検をあらかじめ決めておくと、導入後の管理を続けやすくなります。

オフィスセキュリティの導入相談

入退室時の本人確認やカードの管理に課題がある場合は、飛天ジャパンのFaceTenが選択肢になります。FaceTenは顔・手のひら認証に対応する入退室管理ソリューションで、本人確認、ドア解錠、入退室履歴の管理を支援します。対応する認証方式は端末によって異なります。

【参考】飛天ジャパン「FaceTen」公式製品情報

相談の際は、対象の扉、利用する人数、現在の入退室方法、改善したい課題を整理しておくと、必要な構成を検討しやすくなります。既存設備との適合や運用条件を確認し、自社の管理体制に合う方法を選びましょう。